Lưu trữ an toàn cho hồ sơ nhân viên và tài liệu quan trọng là một yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ thông tin quan trọng của một tổ chức. Trong môi trường kinh doanh ngày nay, sự bảo vệ dữ liệu và tuân thủ quy định về bảo mật dữ liệu đã trở thành một trách nhiệm không thể thiếu. Để đảm bảo rằng hồ sơ nhân viên và tài liệu quan trọng của bạn được an toàn và bảo mật, việc sử dụng két sắt văn phòng là một giải pháp đáng tin cậy.Hồ sơ nhân viên là một trong những tài liệu quan trọng đối với công ty bởi vì:
Theo dõi hiệu suất và sự phát triển của nhân viên. Hồ sơ nhân viên giúp nhân sự và người quản lý theo dõi hiệu suất và sự phát triển chuyên nghiệp của nhân viên. Hồ sơ hiệu suất thường được sử dụng để tính tăng lương hoặc trả lương khuyến khích và vì lý do kỷ luật.
Duy trì các hồ sơ quan trọng cho mục đích thuế và biên chế. Hồ sơ thuế và bảng lương rất quan trọng đối với nhân viên và tổ chức vì chúng giúp công ty đảm bảo rằng tiền lương của nhân viên là chính xác. Chứng từ thuế đảm bảo rằng công ty xử lý các khoản khấu trừ một cách chính xác.
Thúc đẩy tính minh bạch. Lưu giữ hồ sơ đầy đủ giúp thúc đẩy tính minh bạch giữa nhân viên, người giám sát của họ và phần còn lại của công ty. Điều này đặc biệt quan trọng nếu một nhân viên đã nhận được đánh giá hiệu suất kém hoặc bị khiển trách. Nếu nhân viên tìm thấy bất kỳ hồ sơ nào bị thiếu trong hồ sơ của họ, ngay cả khi đó là một sai lầm trung thực, điều đó sẽ gây ra các vấn đề về tuân thủ pháp luật và mất lòng tin.
Mục đích tuân thủ pháp luật. Việc lưu giữ hồ sơ là cực kỳ quan trọng đối với việc tuân thủ pháp luật. Đầu tiên, có nhiều luật về việc làm và quyền riêng tư yêu cầu người sử dụng lao động phải lưu giữ một số hồ sơ nhất định trong một thời gian nhất định. Và thứ hai, có một số hồ sơ nhất định mà bạn phải lưu giữ trong trường hợp mối quan hệ việc làm kết thúc không tốt đẹp.
>> Những gợi ý giúp bảo quản tài hồ sơ nhân viên và tài liệu quan trọng tại văn phòng
1. Triển khai Chính sách hủy thông tin nơi làm việc
Việc có chính sách hủy thông tin được xác định trước sẽ giúp giảm bớt mọi câu hỏi về việc hủy cái gì và khi nào. Khi triển khai Chính sách hủy thông tin tại nơi làm việc, chính sách đó phải bao gồm các điều khoản cho cả tài liệu hàng ngày và những tài liệu có vòng đời tài liệu dài hơn.
Các tài liệu cần được lưu giữ trong một khoảng thời gian – Điều quan trọng là phải biết các quy tắc lưu giữ tài liệu đối với doanh nghiệp của bạn là gì. Các tài liệu như hồ sơ thuế, hồ sơ nhân viên hoặc hồ sơ y tế cần được lưu giữ trong một khoảng thời gian cụ thể phải được lưu trữ và tiêu hủy một cách an toàn. Là một phần trong chính sách của bạn, tất cả các tài liệu phải được lưu trữ trong một khu vực an toàn, có khóa để đảm bảo an toàn cho thông tin. Các hộp nên được lập chỉ mục để bạn biết có gì trong hộp và khi nào có thể phá hủy nó. Khi thời gian lưu giữ đã qua, tất cả các tài liệu phải được cắt nhỏ kịp thời.
2. Thực hiện Chính sách Bàn sạch
Để các tài liệu nhạy cảm trên bàn của bạn khiến chúng dễ bị xâm phạm hơn. Cho dù chúng được để ở chế độ xem đầy đủ hoặc trong một thư mục tệp, điều này giúp khách truy cập, nhân viên vệ sinh hoặc nhân viên khác dễ dàng truy cập thông tin bí mật. Tất cả các tài liệu nên được khóa vào cuối ngày. Không được để giấy tờ hoặc thông tin mật trên bàn làm việc. Khóa thông tin này đảm bảo thông tin vẫn an toàn trong khi các tài liệu vẫn đang được sử dụng.
3. Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của bảo mật tài liệu
Nhân viên nên được đào tạo để xử lý thông tin bí mật và độc quyền một cách cẩn thận và tôn trọng tính nhạy cảm của thông tin. Cụ thể, bạn nên đào tạo nhân viên của mình để:
Bảo vệ thông tin bí mật, bất kể loại phương tiện nào trong toàn bộ vòng đời của thông tin
Hủy tất cả các tài liệu giấy bất kể độ nhạy cảm của chúng và khóa tất cả các tài liệu nhạy cảm khi không sử dụng
Chỉ chia sẻ thông tin bí mật với những người cần biết
Có thỏa thuận không tiết lộ bí mật bằng văn bản, có chữ ký, trước khi tiết lộ thông tin bí mật cho bên thứ ba
Báo cáo kịp thời bất kỳ truy cập trái phép thực tế hoặc nghi ngờ nào cho ban quản lý
Bao gồm một điều khoản không tiết lộ trong hợp đồng lao động
Cách tốt nhất là đảm bảo rằng nhân viên của bạn ký thỏa thuận bảo mật và không tiết lộ để bảo vệ thông tin kinh doanh nhạy cảm của bạn. Điều này sẽ bảo vệ công ty của bạn và làm cho nhân viên của bạn biết rằng họ không được phân phối hoặc chia sẻ thông tin độc quyền. Các điều khoản về bảo mật trong hợp đồng lao động làm rõ rằng doanh nghiệp của bạn nghiêm túc về bảo mật và có thể giúp ngăn ngừa các vấn đề từ góc độ pháp lý và thực tế.
4. Hạn chế quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm
Một công ty có thông tin bí mật nên cẩn thận để hạn chế quyền truy cập vào thông tin bí mật chỉ cho những nhân viên “có nhu cầu biết”. Bản cứng của tài liệu phải được khóa và bản điện tử phải được bảo vệ bằng mật khẩu. Và có chính sách khách truy cập nghiêm ngặt
Khi thích hợp, khách đến nơi làm việc nên ký một thỏa thuận bảo mật khi đến nơi. Ngoài ra, họ nên được hộ tống mọi lúc và nên tránh xa những khu vực mà họ có thể tiếp xúc với thông tin bí mật.
5. Lưu trữ tài liệu giấy an toàn
Đối với tất cả các tài liệu vật lý, cần thực hiện các bước để đảm bảo chúng có ít rủi ro bị đánh cắp nhất có thể. Bắt đầu bằng cách đảm bảo nơi cất giữ tất cả chúng đều được khóa vào ban đêm. Nhân viên nên được đào tạo về cách khóa các tài liệu nhạy cảm và kiểm tra xem chúng có an toàn không. Thông tin sau đó được quản lý chuyên nghiệp và được bảo vệ với chất lượng cao. Bạn vẫn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tài liệu giấy khi được yêu cầu. Nên sử dụng két sắt có độ bảo mật cao chống trộm, chống cháy, chống nước và có khóa điện tử có lưu lại lịch sử truy cập.
KÉT SẮT NAGA
Địa chỉ:262 Tô Ký, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, HCM
Hotline: 090 276 18 88
Email: nagadvkh@gmail.com
